Mensagens de Amizade

Socorro! Preciso arrumar a bagunça!

O inimigo número 1 da produtividade pessoal é a desorganização. Vamos aprender a colocar em ordem o ambiente físico, lógico e o conhecimento para gastar as energias com coisas realmente importantes?

O dia-a-dia

Agora, pense um pouco sobre seus hábitos diários: quantas vezes passou horas procurando aquele papelzinho com o telefone importante que você anotou, mas não se lembra onde colocou? Ou tentando localizar uma revista por conter uma matéria interessante que precisa utilizar para uma apresentação? Ou ainda: quantas vezes utilizou o recurso “localizar” do Windows para procurar um arquivo que não lembra onde deixou? Talvez você dê alguns suspiros quando olha para sua mesa e percebe que parece o ateliê de um artista plástico...

Se você for curioso para computar, todos os minutos gastos diariamente nessas atividades de “busca e apreensão”, vai perceber que gasta em média 30 minutos procurando por coisas que deveriam ser facilmente localizadas.

Pesquisas apontam que um executivo com nível moderado de organização, gasta até três horas por semana ou 12 horas por mês, devido à deficiência de organização.

Para piorar, vamos acrescentar o volume de conteúdo que o profissional do século 21 precisa enfrentar. São fontes de informações que surgem de todo lugar: da própria empresa, Internet, e-mail, mercado, TV, revistas, jornais etc. O volume absurdo de dados se transformou em um dos piores inimigos da produtividade nos dias atuais. Esse problema não pode ser negligenciado, ele precisa ser urgentemente tratado. Que tal começar organizando a sua bagunça?

Organização completa

Minha abordagem para organização é dividida em três níveis complementares: físico, lógico e conhecimento.

O nível físico é o mais externo e visível de todos. Ele se refere a toda bagunça que pode ser tocada como seus papéis, agenda, armários, gavetas, pastas, mesa etc. O nível lógico contempla a organização do seu computador, arquivos, pastas, links. O último nível é o de conhecimento, o mais abstrato, porém, o mais fundamental de todos. Ele trata das coisas que você sabe e precisa armazenar, classificar e recuperar. Diz respeito ao conhecimento que foi adquirido e não pode ser perdido.

Organizando a papelada

Sabe o que é pior do que o dilúvio de e-mails que recebemos e enviamos diariamente? Uma enxurrada de e-mails impressos e espalhados pela mesa. Mas o problema não pára por aí! Se essa fosse a única fonte de papelada seria ótimo. Ainda temos de lidar com papéis soltos, páginas impressas, anotações, post-its, agendas, cadernos, revistas, jornais etc. É tanta papelada que organizar tudo se torna um desafio diário.

Posso garantir que é possível vencer essa jornada. Vou resumir alguns passos básicos para auxiliá-lo nesse desafio:

LIXO – Se não servir para nada, jogue fora. Não junte papel à toa. Só guarde o que precisar recuperar no futuro.

GUARDAR – Se deve ser armazenada, classifique em que categoria a sua papelada precisa ficar e arquive-a.

AGIR – Se é necessário tomar alguma ação com aquele papel, imediatamente crie uma tarefa ou compromisso com data e hora marcadas para fazer a ação. O papel pendente hoje, vira a urgência de amanhã.

Mas se você tiver dúvidas do que deve ser armazenado ou pode ser jogado fora, a tabela abaixo traz o período para os documentos mais comuns, de acordo com o Novo Código Civil:

Imposto de Renda, IPTU, IPVA, contas de água, luz, telefone e gás - 5 anos;

Contrato de seguro (incluindo seguro saúde) - 1 ano;

Plano de saúde - 5 anos;

Contrato de aluguel - 3 anos;

Pagamento de condomínio - 5 anos;

Prestação da casa - 5 anos;

Mensalidade escolar - 5 anos;

Fonte: IDEC – Instituto de Defesa do Consumidor

Bagunça digital: organizando seu nível lógico

Uma das de Uma das grandes vantagens de viver no século 21 são as facilidades da tecnologia. Você consegue se imaginar sem um editor textos, e ter de voltar à velha máquina de escrever?

Boa parte do tempo de trabalho atualmente é feita na frente de um computador, logo, esse ambiente precisa ser tão organizado e prático quanto seu ambiente físico. A organização lógica deve seguir os mesmos conceitos da organização física, mas acrescente duas dicas básicas:

1. Utilize uma pasta centralizada para seus documentos

Se você espalhar seus arquivos entre diversas pastas ficará muito complicada e lenta a localização desses arquivos. A partir do Windows 95, a Microsoft sugere uma pasta padrão chamada “Meus Documentos”, na qual deveriam ficar todas as suas outras sub-pastas. A recomendação é valida e compensa.

2. No seu computador

A partir da pasta central “Meus Documentos”, crie sub-pastas conforme sua taxonomia pessoal e mova seus arquivos para as pastas correspondentes. Outra sugestão importante é utilizar nomes longos e descritivos para seus arquivos como: relat_vendas_1semestre.doc ao invés de relatoriovendas1.doc, pois dessa forma você pode saber o que é sem precisar abrir o arquivo.

Dicas para o seu e-mail

Em uma pesquisa recente, concluiu-se que as pessoas gastam em média quatro horas por dia lendo e enviando e-mails. Gerenciar e classificar suas mensagens da forma correta é essencial. Veja algumas dicas:

1. Defina horário para seus e-mails.

Evite ficar conectado o dia todo no seu e-mail. Isso só o fará perder o foco e a atenção. Recomendo que estipule horários durante o dia para se dedicar ao e-mail.

2. Crie uma pasta para e-mails IMPORTANTES

Em média 60% de tudo que você recebe em seu e-mail é spam. Esse volume de mensagens indesejado exige de você um tempo para identificá-las e apagá-las. Algumas vezes até e-mails importantes são jogados fora sem querer nesse processo. O recomendado é criar uma pasta chamada IMPORTANTES e adicionar uma regra no seu e-mail para mover automaticamente mensagens de pessoas IMPORTANTES para essa pasta. Dessa forma, você pode focar sua atenção na pasta IMPORTANTE e deixar a Caixa de Entrada para ser analisada quando sobrar tempo.

3. Processe seus e-mails

Um péssimo hábito é deixar sua caixa de e-mails lotada de mensagens. A forma correta é ter sempre sua caixa vazia ou apenas com e-mails que dependem de terceiros (ações delegadas). Quando você estiver dedicando tempo para ver seus e-mails, processe sua caixa de entrada, isto é, dê um fim para tudo que recebeu:

Lixeira РCaso o e-mail ṇo seja ̼til, deve ser apagado imediatamente.

Responder – Se você começou a ler o e-mail, responda na mesma hora. Deixar para fazer isso depois vai consumir mais tempo, pois você terá de reler e repensar a resposta. Se for uma pendência, crie uma tarefa para fazer depois. Assim que o e-mail for respondido apague-o. Se precisar futuramente, você pode localizá-lo nos itens enviados ou aguardar a resposta do destinatário.

Agir РDa mesma forma que voc̻ fez com sua papelada, fa̤a com seu e-mail. Se ele exigir uma a̤̣o, priorize e execute. Ṇo deixe e-mails sem a̤̣o.

Armazenar РSe o e-mail cont̩m uma informa̤̣o importante, ele deve ser armazenado. Voc̻ pode mover para uma pasta conforme sua taxonomia pessoal ou criar uma informa̤̣o com seu e-mail.

Bibliografia:

http://carreiras.empregos.com.br/carreira/parceiros/vencer/180705-teste_bagunca.shtm

Autor da mensagem: Desconhecido

Contribuição: Francisco Campos